Съобщения и отговори извън офиса (8 шаблона за използване)

Out Office Messages 152360

Шаблони за съобщения извън офиса, които да използвате. Когато сте далеч от работа, съобщенията извън офиса са автоматични отговори по имейл или имейл съобщения с автоматичен отговор, които се изпращат до колеги, клиенти и клиенти.

Те информират хората, че не можете да общувате с тях и кога може да очакват отговор на техните имейли. Може да се наложи да добавите различни факти в съобщението в зависимост от това защо сте далеч от офиса.

° С

Моля, активирайте JavaScript

° С

съобщение извън офиса

Какво представляват имейл съобщенията с автоматичен отговор и как ги използвате?

Когато се свържете с някого, който е временно недостъпен, ще получите отговор на имейл с автоматичен отговор, известен още като автоматичен имейл. Обикновено тези известия ви предоставят информация като:

Колко дълго лицето ще бъде недостъпно?

Ако те не са налични, трябва да бъде предоставена информация за връзка с кого да се свържете.

Кога ще се върнат?

Ако знаете, че няма да отговаряте на имейли известно време, съобщенията за извън офиса са от съществено значение. Те обясняват защо ще закъснеете с отговора и как могат да получат информацията или услугите, от които се нуждаят, докато са на път.

Какво е значението на съобщението за отсъствие от офиса?

Колеги, клиенти и абонати, особено тези в обслужването на клиенти, маркетинга и комуникациите, искат бързи отговори и решения на своите проблеми. Съобщенията за извън офиса обясняват защо няма да можете да реагирате веднага по учтив, кратък и професионален начин. Ако ще ви няма за ден, седмица или няколко месеца, можете да изпратите съобщение на OOO.

Следните са някои от причините, поради които може да искате да поставите съобщение за отсъствие от офиса:

Отивам на пътешествие.
Посещение на конференция, семинар или бизнес среща.
Да сте в отпуск по майчинство, по болест или отпуск.
Вземане на почивен ден за себе си.
Подготвям се за среща.

Информация като тази може да бъде включена в съобщенията за извън офиса:

защо те няма
колко дълго ще те няма
Датата, на която ще се върнете.
При спешен случай или нужда от бърза помощ, към кого трябва да се свържете?

Можете да добавите допълнителни данни в зависимост от вашите професионални отговорности и информацията, която смятате, че вашите контакти ще искат, докато ви няма.

Повечето професионални имейл приложения ви позволяват да настроите две OOO съобщения едновременно, едно за вътрешни колеги и външни бизнес контакти.

Какво да не казваме в автоматичен отговор

Професионализмът и реализмът трябва да се поддържат в съобщенията извън офиса. Ще помогне, ако стоите далеч от:

съобщение извън офиса

Примери за съобщения за извън офиса

Въз основа на вида, по-долу са възможните съобщения на OOO, които да разгледате:

Основен
Приятелски
Вътрешен
ваканция
Конференция
Временно
Недостижим
Докато не съм в офиса, следя имейлите си.
Празник
Родителски отпуск (по майчинство или по бащинство)
Отпуск по медицински причини
Промоция
Олово генериране
Споделяне на контакти в социалните мрежи

Основен

Често всичко, от което се нуждаете, за да изразите основните данни относно вашето отсъствие, е кратка и професионална бележка от OOO.

Здравейте,

Благодаря ви, че отделихте време да ми пишете. Ще бъда извън офиса до 29 май и ще имам ограничен достъп само до имейл през това време. Моля, свържете се с нашия рекламен агент, Jules Palmer, на адрес[имейл защитен]или 433-485-8476, ако имате нужда от незабавна помощ. Иначе като се върна ще ти отговоря на имейла.

На Ваше разположение,

юда новена ден 2

Емерсън Палмър

Приятелски

Ако обикновено общувате по този начин, вашето OOO съобщение може да е по-достъпно. Приятелски или забавни съобщения извън офиса може да са по-подходящи например за професионалисти в социалните медии.

Здравейте!

Благодаря ви, че се свързахте! Сега съм в Ню Йорк за сватбата на сестра ми и ще си взема ваканция от имейла, за да я подкрепя в нейния специален ден. Когато се върна в офиса на 19 август, ще отговоря на всички ваши съобщения. Ако имате нужда от помощ преди това, моля, свържете се с Гери Смит, моя асистент, на адрес[имейл защитен]

Приятен ден!

Марла Смит

Вътрешен

Бихте могли да предоставите подробности, свързани с проектите, по които работите, ако изпращате съобщение на OOO до вътрешни контакти само във вашата фирма или отдел. В зависимост от културата на вашата компания може да ви бъде позволено да използвате и по-малко професионален тон.

Здравей,

Ще бъда извън офиса до 14 април и ще се свържа с вас възможно най-скоро. Поставих копия на чертежите за проекта North Apex на сървъра в папката Current Project, ако имате нужда от тях. Моля, свържете се с Bryan, ако имате нужда от незабавна помощ.

Благодаря,

Крейг

Автоматичен отговор при отсъствие

Когато сте на почивка, уведомете ги кога ще ви няма, за да знаят кога да очакват отговор или с кого да се свържат вместо това.

Здравейте!

Ще бъда във ваканция от 1 до 18 април и ще отсъствам от имейли през този период. Ако комуникацията ви може да почака, ще се свържа с вас възможно най-скоро. Моля, свържете се с координатора по човешки ресурси Карл Екстър на[имейл защитен]или 434-857-3846 за спешни проблеми.

На Ваше разположение,

Брандън Лий

Конференция

Ако присъствате на бизнес конференция, изпратете съобщение за отсъствие от офиса до други участници, за да ги уведомите, че сте отворени за работа в мрежа. Това също е възможност да демонстрирате на другите, че сте ангажирани с професионалното си развитие.

Здравейте,

Благодаря ви много за вашето съобщение. В Денвър, Колорадо, съм далеч от работното място за годишната среща на CCIA. Ще следя редовно имейла, но ако имате нужда от помощ веднага, моля, свържете се с Лорън Смит, моя асистент, на[имейл защитен]или 334-483-8173.

Ще се радвам да се срещна с вас, ако и вие сте в Денвър тази седмица! Моля, отбийте се до кабина 618 или ми се обадете на 443-833-8273.

Най-добри,

Дарън

Временно

Професионалистите, от които се очаква да проверяват имейлите си и да общуват често, може да се наложи да поставят OOO съобщения, ако напуснат работното място за повече от няколко часа. Ако трябва да отидете на среща, но ще се върнете по-късно през деня, или ако трябва да отидете на среща, този вид комуникация е от полза.

здравей

Благодаря ви много за вашето съобщение. Днес, 12 март, няма да съм на работа от 11 до 16 часа. за среща. Ще имам ограничен достъп до имейл, така че, моля, свържете се със Сюзън Андрюс на[имейл защитен]или 938-443-2219, ако имате нужда от нещо спешно. Ще отговоря веднага щом се върна в офиса, ако имейлът ви може да изчака.

Благодаря,

Рене Райън

Недостижим

Ако нямате достъп до имейла си, уведомете вашите контакти и им предоставете други опции за получаване на поддръжка или информация.

Здравейте,

Извън офиса съм и няма да мога да реагирам на съобщението ви до 12 септември, когато се върна. Моля, свържете се със Сони Андрюс на[имейл защитен]или 443-485-8475 с всякакви въпроси или притеснения, които може да имате дотогава.

За разбирането,

Ашли Паркър

OOO, но проверявам имейл

Някои професионалисти проверяват и дори реагират на имейли, когато не са в офиса. Ако възнамерявате да проверявате редовно имейла, информирайте подателите, за да очаквате отговор, но той може да се забави.

Здравей,

Благодаря ви, че отделихте време да ми пишете. Ще бъда извън офиса от 1 до 18 декември, за да преподавам семинар. Ще наблюдавам имейлите през целия ден и ще положа всички усилия да реагирам на съобщенията възможно най-скоро (моля, маркирайте спешните съобщения като важни). Моля, свържете се със Синди Уе на[имейл защитен]или 443-485-4876, ако имате нужда от спешна помощ.

Моля, приемете моята сърдечна благодарност за вашето търпение.

Пам

Отговорник за празнични ваканции

Практиките на ваканционните компании се различават по време на значими празници. Въпреки че вашите контакти може да не очакват да работите на празник, уведомете ги колко на разположение ще бъдете в дните преди и след празника.

Здравейте,

висок клас подаръци за мъже

Нашите офиси ще бъдат затворени от 2 декември до 29 декември. Можете да ми се обадите на мобилния ми телефон на 443-844-4854, ако имате спешен случай. Когато се върна на работа в понеделник, 29 декември, ще отговоря на вашето съобщение.

Най-добри пожелания за празниците,

Сюзън Тан

Родителски отпуск (по майчинство или по бащинство)

В зависимост от това къде живеете и работите, отпускът по майчинство може да продължи от 10 седмици до шест месеца или повече. Трябва да доведете хората до човека, който ще поеме вашите задължения.

Здравейте,

От 14 февруари до 12 май съм в отпуск по майчинство. Патрик Андрюс, нашият отличен водещ графичен дизайнер, ще отговаря за моите сметки в този период. Той може да бъде достигнат на[имейл защитен]или като се обадите на 445-484-8744.

За разбирането,

Клеър Бекер

Отпуск по медицински причини

Да предположим, че ви предстои операция или страдате от заболяване, което се нуждае от продължително лечение или възстановяване. В такъв случай трябва да включите тази информация в съобщението си за отсъствие от офиса, така че вашите контакти да зачитат поверителността ви и времето ви, докато се възстановявате.

Здравейте,

Благодаря ви, че отделихте време да ми пишете. От 4 юли до 31 юли ще отсъствам от офиса в медицински отпуск. Ще следя редовно имейла, но моля, свържете се с Ейми Райън ([имейл защитен], 885-444-8574).

Благодарим ви за търпението и разбирането.

Харпър Рийд

Промоция

Дори и да ги няма, специалистите по маркетинг и продажби може да пожелаят да популяризират своето съдържание, уебсайт, блог или услуги. В своите OOO съобщения те могат да добавят връзки към елементи или информация.

Здравей,

Благодаря ви, че отделихте време да ми пишете. Ще отсъствам от офиса до 15 август и тогава ще отговоря на имейла ви. Междувременно се насладете на безплатен откъс от нашата нова електронна книга „20 ключа за стимулиране на бизнес растежа“. Ако обичате да четете, отидете на 10stepstosuccess.com за закупуване и изтегляне на цялата книга. Моля, свържете се с Райън Андрюс, нашия маркетинг асистент, на адрес[имейл защитен]или 333-844-3486 за спешни проблеми.

На Ваше разположение,

Габи Райън

Генериране на потенциални клиенти

Докато ви няма, оставете вашето съобщение за извън офиса да генерира бизнес потенциални клиенти. Насърчете подателя да се запише за бюлетин, уеб семинар, онлайн курс или друг инструмент за бизнес развитие на вашата компания.

Здравейте,

Благодаря ви, че се свързахте с мен по имейл. Ще бъда извън офиса до 2 юни с ограничен достъп до имейл. Моля, свържете се с Рики Смит на[имейл защитен]на 443-448-8473, ако имате нужда от помощ, преди да се върна.

Знаете ли, че правим ежемесечен уеб семинар по актуални здравни проблеми? Нашите топ професионалисти отговарят на въпроси от онлайн публика на живо всеки вторник от месеца. Щракнете тук, за да изпратите въпроса си или да се регистрирате за нашия предстоящ уебинар за превантивни грижи.

За разбирането,

Райън певец

Използване на социални медии

Като поискате контакти да ви следват в един или повече акаунти в социалните медии, можете да използвате съобщението си в OOO, за да разширите вашата лична или фирмена аудитория в социалните медии.

Здравей,

Благодаря ви, че се свързахте! Извън офиса съм и ще се върна на 14 юли, за да отговоря на имейли. Следвайте ни във всички водещи сайтове за социални медии, за да сте в крак с всички страхотни събития в Red Ventures, докато ме няма. Джени Ковит, моята колежка, може да бъде намерена на[имейл защитен]за бърза помощ.

Приятен ден,

И Дрейп

Споделяне на информация за контакт

Хората, които наблюдават много проекти или очакват да получат голям брой имейли, докато са далеч, може да пожелаят да включат набор от колеги, с които подателите да се свържат.

Здравейте,

Ще бъда във ваканция от 14 февруари до 21 февруари с ограничен достъп до имейл. Моля, свържете се с моята сътрудничка Бети Джийн на адрес[имейл защитен]ако имате нужда от помощ с вашите данъци, докато ме няма. Не се колебайте да се свържете с нашия старши одитор, Райън Брек, на rbreck@company., ако имате въпроси относно одита. Моля, свържете се с моя асистент, Кори Сю, на телефон 334-555-4483, ако искате копия от финансовите документи.

Иначе като се върна ще реагирам бързо на съобщението ти.

идеи за подарък за приятелка

За разбирането,

Райън Смит

Смешно съобщение за извън офиса

Ето забавно имейл съобщение за автоматичен отговор в офиса, което да използвате:

Здрасти,

да Това е имейл съобщение с автоматичен отговор. Това означава, че съм някъде другаде, освен моя компютър. Надяваме се, че съм на плаж и се наслаждавам на живота с питие в ръка. Ако не съм, моля, свържете се незабавно с някой, който да ми помогне да стигна до плажа.

Добре, съвсем сериозно, моля, свържете се със Сюзън на[имейл защитен]за незабавна помощ. И когато се върна, ще отговоря на вашето съобщение незабавно.

Благодаря ти!

Шаблон за имейл извън офиса, който да използвате

Използвайте следния имейл шаблон за автоматичен отговор, за да пренесете входящите съобщения към правилния човек. Използвайте следния шаблон за професионално съобщение за извън офиса:

Здрасти,

Извън офиса съм до [Дата] поради [Причина]. Ако имате съобщение, което се нуждае от незабавно внимание, тогава трябва да се свържете с [Име] на [Имейл адрес] и [Телефонен номер]. Те бяха уведомени за напускането ми на офиса и са там, за да помогнат.

Планирам да се върна на [Дата].

Благодаря ви за търпението.

[Твоето име]

[Вашият имейл адрес за връзка]

За да зададете съобщение за автоматичен отговор чрез Google Business или Gmail , отидете към горната част на страницата. И отидете на иконата за настройки. Щракнете върху това и след това влезте в „Вижте всички настройки“. Оттам превъртете надолу до мястото, където пише „Автоматичен отговор във ваканция“ и ще можете да поставите имейл съобщенията си за автоматичен отговор в офиса, като обикновено използвате начална и крайна дата.

След като запазите това, съобщенията с автоматичен отговор ще бъдат изпращани до всеки входящ имейл чрез автоматични отговори.

Научете как да настроите автоматични отговори за група.