Най-важните чиновнически умения, които трябва да притежавате (автобиография или мотивационно писмо)

Most Important Clerical Skills Have Resume 152866

Какво представляват чиновническите умения? Може да забележите, че някои чиновнически способности са включени в длъжностните характеристики, когато кандидатствате за работа. Почти всеки офис служител, от изпълнителни асистенти до счетоводители, трябва да има някои чиновнически способности.

Какво представляват чиновническите умения?

Чиновническите способности включват овладяване на ежедневните дейности и допринасят за административната ефективност. Въпреки че чиновническите умения често са основни административни познания и лесни за овладяване, те са от решаващо значение за ефективната работа на офиса.

Тези умения са високо ценени от мениджърите по наемане на персонал и в определени случаи може да са необходими за конкретна работа. Работодателите искат да знаят, че имате основни познания за административна работа и показването на тези способности в автобиографията ви може да ви помогне да се откроите.

Защо чиновническите умения са важни на работното място?

Чиновническите умения са уменията, които използвате, за да поддържате офиса да работи гладко и ефективно. Те ще се занимават с административните задължения, които възникват в офис настройките, като например планиране на срещи и сортиране на файлове.

За всеки, който работи в офис, чиновническите умения са от съществено значение. Дори и да сте висш изпълнителен директор, ще трябва да можете да подавате документи и да общувате с колеги. Тези умения са особено полезни, ако планирате да работите в административен капацитет.

Офис уменията се използват ежедневно от административни сътрудници , офис служители, машинописки, архивисти и други чиновнически служители. Ако търсите една от тези работни места, добра идея е да включите чиновническия си опит в автобиографията си.

Работодателите ценят чиновническите умения, защото те правят невъзможно един офис или отдел да функционира без тях. Помислете как би функционирал един офис, ако асистентът не можеше да отговаря на телефона. Как може да изглежда календарът за срещи на един секретар? От името на офис мениджъра, кой ще провежда комуникации?

Видове чиновнически умения

Ето примери за чиновнически умения на работното място.

Умения за вербална комуникация

Комуникационни способности, и двете устно и писмено . Много е полезно да имате вербални и писмени комуникационни умения, когато работите в административен екип. В офис заетостта редовно имате работа с различни лица и обстоятелства. Важно е да можете да общувате правилно с колеги, началници и клиенти.

Повечето професии се нуждаят от отлична вербална комуникация. Писмената комуникация е също толкова важна в административните роли. Писмено съобщение ще бъде използвано в много от вашите срещи. Уменията за писмена комуникация, които са ясни и кратки, могат да ви помогнат да станете по-добър член на екипа и служител.

Компютърни умения

Кандидатите с основни компютърни умения често се търсят от административни работодатели. Това може да бъде всичко - от скорост на писане до знания за въвеждане на данни. Въпреки това, не се отчайвайте от това.

• Опит със софтуер за видео чат.
• Опит с инструменти за екипно сътрудничество.
• Excel електронни таблици.
• Познания за текстообработващи програми (напр. Microsoft Office, Google Docs).
• Софтуер за бази данни и архивиране.
• Инструменти за имейл и календар.

Внимание към детайла

Преди проектът да бъде доставен, служителите трябва да могат да видят всички грешки. Супервайзорите ценят прецизното внимание към детайлите и ще го търсят в автобиографията. Поддържането на високо ниво на детайлност по време на всяко задание може да ви помогне редовно да предоставяте висококачествена работа на ръководители или клиенти.

Ако търсите позиция като административен или изпълнителен асистент, може да се наложи да проверите отново работата на супервайзорите за граматически грешки или проблеми с точността.

Организационни умения

Всички работодатели отдават голямо значение на организационните способности. Тези способности могат да ви помогнат да бъдете продуктивни и ефективни. Както цифровите, така и физическите документи трябва да се архивират и съхраняват, така че да знаете къде се намират, в случай че се наложи бърз достъп до тях. Надзорните органи също могат да разчитат на организационни способности, за да гарантират, че личната информация се съхранява на сигурно място, намалявайки шанса тя да бъде загубена или открадната.

Тези способности също могат да помогнат при извикването на предстоящи проекти, задачи и срещи. Организираните служители могат да се върнат към жизненоважни знания по-късно, когато имат нужда от тях, като си водят бележки по време на презентация или работен урок.

Математически умения

Може да се наложи да знаете основни математика и как да въвеждате числа в зависимост от професията, която търсите. Microsoft Excel е популярен избор за организации, които искат да събират и организират числени данни, и това е програма, с която трябва да сте запознати, ако работите в областта на счетоводството, бюджетирането или счетоводството.

Въпреки че работата в офиса е малко вероятно да изисква от вас да извършвате смятания, работодателите все пак трябва да знаят, че можете бързо да извършвате прости аритметични изчисления.

Жонглирането с много числа е обичайна част от административната работа. Простите аритметични умения могат да ви помогнат да използвате електронните таблици по-ефективно и да вършите ежедневните задължения по-бързо.

Критично мислене

Проблеми се случват в офис среда, точно както при всяка друга работа. Това няма отношение към способността на екипа да работи заедно. Това е естествена част от съществуването.

Способността ви да идентифицирате и да се справите с тези трудности, от друга страна, може значително да повиши работата ви. Този талант се нарича способности за критично мислене. Работодателите искат хора с отлични умения за критично мислене, защото искат служители, които могат да се справят ефективно с неочаквани ситуации.

Следват някои примери за способности за критично мислене:

• Ранно откриване на проблеми.
• Идентифициране на най-ефективната линия на действие.
• Отлична комуникация.
• Създаване на цялостни бизнес стратегии.

Управление на времето

Типичният график на административната работа е от 9 до 17 часа. Качеството на служител, който сте, се определя от това, което правите с тези осем часа всеки ден.

В офис работа ще отговаряте за различни задачи през целия ден. Можете да разделите по-големите проекти на по-управляеми мисии, ако управлявате ефективно работното си време. Управлението на времето ви позволява да се придържате към забързания административен график, като същевременно изпълнявате задачата си навреме.

Следват някои примери за умения за управление на времето:

• Създаване на постижими цели.
• Разрешаване на проблем.
• Задаване на стратегия.
• Способности за многозадачност.
• Спазване на рутина.
• Разработване на контури.
• Придържане към срокове.
• Правене на равносметка на вашите постижения.

Гъвкавост

Гъвкавостта е от полза в различни сектори, но е особено важна при кандидатстване за административни позиции. Способността за приспособяване към промяна или непредвидени ситуации с добро отношение се нарича гъвкавост.

Вместо да се разстройват от пречките, гъвкавите хора се вдъхновяват от тях и са нетърпеливи да учат. Работодателите ценят това качество, особено в днешната среда.

Други чиновнически умения, които трябва да имате предвид

Ето други чиновнически умения, които трябва да имате предвид, когато пишете мотивационно писмо, автобиография или докато сте на интервю.

• Способности за обслужване на клиенти.
• Работа в екип и сътрудничество.
• Надеждност .
• Междуличностни умения .
• Скорост на писане.
• Разрешаване на конфликти и управление.
• Способности за многозадачност.

Как да подобрите чиновническите си умения

Ето как да подобрите чиновническите си умения, докато работите в офис.

Преди да започнете, вземете практически тест

Преди да започнете, вземете a тест за чиновнически способности за да определите вашата способност за тези видове умения. Това трябва да включва въвеждане на данни, скорост/умения за писане и общи компютърни умения.

Намерете ментор

Ментори са отлични за усъвършенстване на вашите способности в обикновени работни места. Менторът може да даде конкретни решения, когато не сте сигурни как да постъпите с нещо или вярвате, че има по-ефективен или ефективен метод за постигане на нещо.

Наблюдавайте

Обърнете внимание какво прави някой, ако забележите, че извършва чиновническа работа по необичаен начин. Ако искате цял урок, попитайте дали биха били готови да ви научат как правят нещата.

Вземете уроци

Никога не е имало по-добро време да вземете онлайн курс. Във всичко има класа. Така че каквото и да е много трудно умение или меки умения искате да научите, ще можете да намерите такъв. Въпреки че платените курсове може да предоставят сертификати, просто гледането на добър канал в YouTube може да ви помогне да подобрите уменията си.

Поискайте обратна връзка

Приемайте градивна критика с отворени обятия и агресивно го търсят. Попитайте как можете да подобрите имейл етикета, точността на писане, копирането на бележки или каквото искате да подобрите. Потърсете методи за подобряване на задълженията, които вашата организация цени най-много.

Чиновнически умения във вашата автобиография

Време е правилно да покажете вашите чиновнически способности в автобиографията си, след като сте определили чиновническите умения, които са най-подходящи за вашата стил на работа и изпълнение.

Когато кандидатствате за административна позиция, която изисква чиновнически таланти, включете ги в частта за уменията на автобиографията си и ги разпръснете в съответния раздел за професионален опит.

Когато се обръщате към вашите чиновнически твърди и меки умения, бъдете възможно най-точни. Споменете какъвто и да е опит, който имате с определен текстов процесор. Дайте подробности, ако притежавате квалификация в специфичен за индустрията курс.

Помислете за работата, за която кандидатствате, и какво търсят в даден кандидат. Персонализирайте съответните си способности, за да отговарят на тези изисквания.

В секцията за умения

Технически умения: SAP софтуер, Google Docs, системи за заплати, ERP

Меки умения: Внимание към детайла, изготвяне на парични сметки, изготвяне на фактури, изчисляване на сметки на доставчици, плащане на задължения и общо използване на Microsoft Office

В трудов стаж

Счетоводители Collar City

Административен асистент май 2021 г. - юли 2021 г

• Използвахме Microsoft Office Suite за генериране на месечни и седмични отчети за нашите счетоводители.
• Генерирано ежемесечно отчитане на производителността на нашия висш персонал.
• Произвеждайте до 60 думи в минута чрез Microsoft Word.
• Способност да поддържам офиса чист и да използвам трудните си умения, за да отговоря на нуждите на работното място.

Чиновнически умения на мотивационно писмо

Уважаема г-жо Мастърсън

Трябваше да кандидатствам, след като прочетох вашата обява за работа за административен асистент. С повече от 4 години опит в подпомагането на доброто функциониране на офис пространствата, аз съм уверен, че мога да допринеса значително за ING, INC.

Поставих мисия в предишната си работа като административен асистент в ING INC. да опростя отговорностите на всеки, като същевременно гарантирам, че всеки разполага с инструментите, от които се нуждае. Ръководих проект за пълно автоматизиране на всичките ни операции с документи, спестявайки на фирмата повече от 000 годишно в такси от нашите отношения с доставчици.

Други забележителни постижения с ING Inc включват:

Създадена и поддържана електронна таблица в Excel, която наблюдава целите на продажбите и маркетинга с помощта на формули и регулярен израз.

Използвахме основни познания по HTML, за да актуализираме нашия корпоративен уебсайт, да напишем нашата страница „Относно“ и да публикуваме всяка длъжностна характеристика на отворена позиция.

В допълнение към това използвах основните си умения в HTML, за да подобря уменията за писане на нашия персонал, като създадох игра. Това увеличи производителността на всяка чиновническа работа в офиса. И като цяло, подобри резултата от всички извършени чиновнически задачи.

Благодаря ви, че отделихте време да ме обмислите за позицията. Ако имате някакви въпроси, моля, уведомете ме.

На Ваше разположение,

Браян Смит